Een van de grootste uitdagingen voor iedere organisatie is het behouden van e-mail berichten. In sommige organisaties wordt de e-mail opgeschoond als de diskruimte te klein wordt. Zonder ook maar na te denken over de juridische en econonomische gevolgen. (om maar niet te spreken van de kennis die wordt weggegooid).

Bewaart u een e-mail nu 30 dagen, 7 jaar of beheerd u het handmatig?

30 dagen

• gebruikers protesteren, vinden het veel te kort en sturen de e-mail berichten door naar hun persoonlijke Hotmail, Yahoo of Gmail accounts
• verlies van opdrachten, hoe vind je na 90 dagen on een opdrachtbevestiging of -wijziging die per e-mail is verstuurd
• verlies van bewijs, als u het bericht niet meer heeft, dan heeft de tegenpartij al gelijk

7 jaar (of wat de belastingdienst wenst)

• gebruikers zijn tevreden, ze kunnen alles nog vinden
• opdrachten worden veilig gesteld, u kunt alle e-mail verkeer nog terugvinden
• sterk bewijs, u heeft nog alle e-mail berichten, tenzij de gebruiker het heeft verwijderd

Handmatig

• gebruikers zijn niet gelukkig, veel handmatig werk
• onduidelijke bewijslast, is het nu wel of niet bewaard
• ad hoc besluit, geen duidelijk regels en uitvoering als organisatie

De oplossing van MailStor

MailStor slaat alle e-mail berichten op in een centrale database. Deze database is eenvoudig te doorzoeken en te beheren. Of u nu kiest voor 30 dagen of 7 jaar, de berichten zijn altijd aanwezig.